Tietosuoja Väestörekisterikeskuksessa

Tietosuoja on Väestörekisterikeskuksen toiminnan perusta. Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti lainsäädäntöön. 

Väestörekisterikeskus tuottaa väestötietojärjestelmään liittyviä palveluita, varmennepalveluita ja Suomi.fi-palveluita. Näitä palveluja tuottaessaan Väestörekisterikeskus noudattaa sekä kyseistä palvelua koskevassa erityislainsäädännössä, EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tai kansallisessa tietosuojalaissa sen voimaantultua vahvistettuja käsittelyn sääntöjä.

Näille sivuille on koottu palveluittain tietoa siitä, miten henkilötietoja käsitellään kussakin Väestörekisterikeskuksen palvelussa. Laajin ja yksityiskohtaisin tietosisältö löytyy tietosuojaselosteista, jotka löytyvät keskitetysti sivun oikeasta laidasta.

Väestörekisterikeskuksen keskeiset palvelut, joissa käsitellään henkilötietoja:

Suomi.fi-palvelut

Suomi.fi-palvelu kokoaa yhteen osoitteeseen kansalaiselle ja yritykselle suunnattua tietoa ja palveluja julkisen hallinnon palveluista. Palvelusta löytyy esimerkiksi viranomaisten sähköiset palvelut, lomakkeet ja kuntien palvelutarjonta.

Tutustu kansalaisen Suomi.fi-palveluihin

  • Suomi.fi-tunnistus
  • Suomi.fi-valtuudet
  • Suomi.fi-verkkopalvelu
  • Suomi.fi-viestit

Tustustu organisaatioiden Suomi.fi-palveluihin

  • Suomi.fi-palvelutietovaranto
  • Suomi.fi-palveluväylä
  • Suomi.fi-palveluhallinta

Varmennepalvelut

Väestörekisterikeskus tuottaa varmenteita kansalaisille, organisaatioille ja terveydenhuoltosektorille. Varmenteita tarvitaan tietoverkkojen kautta tapahtuvassa tunnistamisessa, salauksessa ja sähköisen allekirjoituksen tekemisessä.

Väestötietopalvelut

Väestörekisterikeskus ja maistraatit ylläpitävät yhdessä maamme eniten käytettyä perusrekisteriä, väestötietojärjestelmää. Väestötietojärjestelmä sisältää ajantasaiset tiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista henkilöistä. Lisäksi järjestelmässä on tietoa rakennuksista, huoneistoista ja kiinteistöistä. Väestötietojärjestelmää ylläpidetään yhteiskunnan toimintojen ja tietohuollon sekä sen jäsenille kuuluvien oikeuksien ja velvollisuuksien mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja turvaamiseksi. Väestötietojärjestelmään päivitetyt tiedot ovat asiakkaiden käytettävissä erilaisten palveluiden kautta. 

 

Miten voin tarkastaa tietoni?

Väestörekisterikeskus tarjoaa sähköisiä palveluja helppoon asiointiin. Kansalainen voi tarkastaa omat väestötietotojärjestelmässä olevat tietonsa sekä Omien tietojen tarkastus -palvelusta että Suomi.fi-palvelusta. Omien tietojen tarkastus -palvelussa voi ilmoittaa itse seuraavia tietoja tai muuttaa niitä:

  • äidinkieli ja asiointikieli (kun äidinkieli muu kuin suomi tai ruotsi)
  • ammatti
  • kutsumanimi
  • sähköpostiosoite
  • tietojenluovutuskiellot (lukuunottamatta turvakieltoa)
  • uskonnollisesta yhdyskunnasta eroaminen

Muut muutokset väestötietojärjestelmän tietoihin tekee kansalaisen kotikunnan maistraatti, jonka nimi löytyy Omat tiedot -sivulla. Maistraatit eivät lähtökohtaisesti korjaa tai muuta yli neljä vuotta vanhoja osoitetietoja tai täydennä väestötietojärjestelmän perustamisvaiheessa 1970-luvun alussa rekisteristä pois rajattuja perhesuhdetietoja.

Tiedot voi myös tarkastaa käymällä henkilökohtaisesti maistraatissa tai pyytämällä tarkastuksen maistraatista kirjallisesti lomakkeella. Maistraattien yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.maistraatti.fi.

Muiden kuin väestötietojärjestelmän tietojen osalta tietopyyntö tulee lähettää Väestörekisterikeskuksen kirjaamoon. Tietopyynnön käsittelyn nopeuttamiseksi on hyvä kertoa, mitä tietoja pyyntö koskee. Rekisteröidyn tunnistamiseksi tietopyynnön tulee olla allekirjoitettu (pdf-versio sähköpostin liitteenä). Väestörekisterikeskus voi myös pyytää tarkempia tietoja henkilön tunnistamiseksi. Pääsääntöisesti henkilöasiointi hoidetaan maistraatissa.

Mitä tietoja Väestörekisterikeskus minusta kerää ja mistä?

Väestörekisterikeskus kerää eri palveluja varten hieman eri tietoja. Tarkemmin tietolähteet löytyvät kunkin palvelun omalta tietosuojasivulta. Lisäksi kattavasti henkilötietojen keräämisestä saa tietoa Väestörekisterikeskuksen tietotilinpäätöksestä.

Pääsääntöisesti tiedot Väestörekisterikeskuksen henkilötietovarantoihin tulevat muilta viranomaisilta. Väestötietojärjestelmässä on myös henkilön itse ilmoittamia tietoja. Varmennepalveluissa tiedot tulevat henkilöltä itseltään ja muista järjestelmistä, kuten Väestötietojärjestelmästä sekä alakohtaisista rekistereistä, esimerkiksi kaupparekisterin, Valviran tai muista sote-viranomaisten tietorekistereistä. Suomi.fi-valtuuksien valtuusrekisterissä ja Suomi.fi-viesteissä sekä -verkkopalvelussa on myös henkilön itsensä ilmoittamia tietoja.

Miten toimin, jos haluan saada kaikki tiedot ja viestit, joissa olette henkilötietojani käsitelleet?

Voit saada tiedon henkilötiedoistasi, joita Väestörekisterikeskuksessa käsitellään. Ohjeet pyynnön esittämiseen löytyvät kohdasta ”Miten voin tarkistaa tietoni?”. Pyyntö kannattaa yksilöidä mahdollisimman tarkkaan. Kerrothan esimerkiksi, onko sinulla ollut asioita vireille ja mitä asioita ne koskevat tai koskeeko pyyntö tällä hetkellä vireillä olevia asioita. Saat myös tiedon siitä, mikäli tietojasi ei käsitellä.

Väestörekisterikeskuksen internet-sivuilla on luettelo viranomaisista, yrityksistä ja yhteisöistä, jotka päivittävät osoitetietoja väestötietojärjestelmästä. Suoramarkkinointipostitusten osalta on huomattava, ettei henkilöiden yhteystietoja luovuteta kirjeen lähettäjälle, vaan postitusten teknisestä toteutuksesta huolehtii Väestörekisterikeskuksen hyväksymä ulkopuolinen tulostus-/postitusyritys.

Kenelle Väestörekisterikeskus luovuttaa minusta tietoja ja miksi?

Väestörekisterikeskus luovuttaa henkilötietoja väestötietojärjestelmästä, Suomi.fi-palveluista ja varmennepalveluista muille organisaatioille erityislainsäädännön nojalla. Tarkemmat tiedot luovutettavista tiedoista löytyvät kunkin palvelun tietosuojasivulta. Väestörekisterikeskus ei luovuta tietoja muista henkilötietoja sisältävistä tietojärjestelmistään.

Väestötietojärjestelmästä luovutetaan lain nojalla tietoja yhteiskunnan toimintojen ja tietohuollon tueksi. Väestötietojärjestelmästä luovutetaan tietoja muun muassa viranomaistehtävien tai muiden lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, tieteelliseen tutkimukseen sekä asiakkuuden hoitoon ja markkinointiin.

Tietojen luovuttaminen väestötietojärjestelmästä hyödyttää sekä julkista että yksityistä sektoria. Väestötietojärjestelmän ansiosta julkisen sektorin toiminta tehostuu, koska viranomaisten ei tarvitse kerätä ja ylläpitää perustason väestötietoja omana työnään. Yksityissektorin puolella voidaan yritysten asiakasrekisterit pitää ajan tasalla ja kohdentaa markkinointia sopiville kohderyhmille.

Kuka minun henkilötietojani Väestörekisterikeskuksessa käsittelee ja miksi?

Väestörekisterikeskuksen virkamiehillä on vain hyvin rajoitetusti pääsy henkilötietoihin. Käsittelyn täytyy olla aina virkatehtävien kannalta perusteltua, eli henkilötietoa käsitellään vain, jos se liittyy työtehtävään, jota sillä hetkellä tehdään.

Miten toimin, jos haluan kieltää tietojeni luovuttamisen yksityisille yrityksille tai tutkimukseen?

Voit tehdä tietojen luovuttamisen kieltoja Omien tietojen tarkistus -palvelussa.

Suomi.fi-palveluissa ei ole mahdollista kieltää tietojen luovuttamista yksityisille yrityksille. Lue lisää kohdasta "Miten toimin? Olen pyytänyt poistamaan tietoni yrityksen x rekisteristä. Haluan myös ettei Väestörekisterikeskus luovuta enää tietojani kyseiselle yritykselle."

Miten Väestörekisterikeskus suojaa henkilötietoni?

Henkilötietojen suojaaminen otetaan Väestörekisterikeskuksessa huomioon jo palveluja kehitettäessä. Lähtökohtana ovat henkilötietojen käsittelyn minimointi sekä turvaaminen tietoja siirrettäessä ja talletettaessa. Teknisiä turvaamiskeinoja ovat muun muassa tietojen salaus, pääsyn rajaaminen tietoihin ja tekninen valvonta. Väestörekisterikeskuksen palvelut ja tiedot sijaitsevat turvallisissa ja viranomaisten auditoimissa ympäristöissä.

Tietoihin pääsy myönnetään vain niille henkilöille, jotka työtehtäviensä puolesta ovat oikeutettuja niitä käsittelemään. Lisäksi Väestörekisterikeskuksen palveluissa edellytetään myös palveluja käyttäviltä organisaatioilta henkilötietojen turvallista käsittelyä ja esimerkiksi tietoliikenneyhteyksien salaamista, kun henkilötietoja käsitellään.

Miten toimin? Olen pyytänyt poistamaan tietoni yrityksen x rekistereistä. Haluan myös ettei Väestörekisterikeskus luovuta enää tietojani kyseiselle yritykselle.

Voit tehdä tietojen luovuttamisen kieltoja Omien tietojen tarkistus -palvelussa. Yritys- tai organisaatiokohtaisesti kieltoa ei voi tehdä.

Suomi.fi-palveluissa ei ole mahdollisuutta kieltää tietojensa käsittelyä tai tietojen luovuttamista organisaatioille, jotka käyttävät Suomi.fi-palveluja. Suomi.fi-tunnistusta ja Suomi.fi-viestejä voidaan käyttää sellaisten julkisten hallintotehtävien hoitamisessa, joita julkisen sektorin tai julkiseen sektoriin liittyvät organisaatiot tekevät. Lue tarkemmin tietojen luovutuksesta Suomi.fi-palvelun tietosuojasivulta.

Miten Väestörekisterikeskus varmistaa tietosuojan toteutumisen uusissa sähköisissä palveluissa?

Väestörekisterikeskus kiinnittää erityistä huomioita tietosuojan toteuttamiseen palveluissa jo niiden suunnittelu- ja kehittämisvaiheessa. Henkilötietojen käsittelyyn ja siirtämiseen liittyvä riskienarvio osana suunnittelua on yksi keskeinen toimenpide varmistamaan tietosuoja itse sovelluksen toteutuksessa.  Tietosuoja-asetuksen toimeenpanovaiheessa Väestörekisterikeskus on kartoittanut tietosuojan toteutumista palveluissaan.

Tietoturvatestausta ja sovelluksen riskienarviointia tehdään koko kehitysprosessin ajan. Väestörekisterikeskuksen palvelukehitykseen osallistuvat henkilöt on koulutettu turvallisen ohjelmistokehityksen periaatteisiin ja ohjeisiin.

Voinko pyytää tietojani poistettavaksi tai siirrettäväksi?

EU:n yleinen tietosuoja-asetus antaa henkilöille joissain tapauksissa laajempia oikeuksia omien tietojensa hallintaan, joista kaikki eivät kuitenkaan sovellu Väestörekisterikeskuksen palveluihin, koska Väestörekisterikeskus käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi.  Tämän vuoksi Väestörekisterikeskuksen ylläpitämistä lakisääteisistä rekistereistä ei tietoja voida poistaa pyynnöstä, eikä niitä myöskään voi saada siirrettyä toisaalle.