Dataskydd i Befolkingsregistercentralen

Vår verksamhet baserar sig på dataskydd. Behandlingen av personuppgifter grundar sig i regel på lagstiftningen.

Befolkningsregistercentralen producerar tjänster i anslutning till befolkningsdatasystemet, certifikattjänster och Suomi.fi-tjänster. Vid produktionen av dessa tjänster iakttar Befolkningsregistercentralen bestämmelserna både i speciallagstiftningen om tjänsten i fråga, i EU:s allmänna dataskyddsförordning och i den nationella dataskyddslagen när den trätt i kraft.

På dessa sidor har vi samlat information om hur personuppgifter behandlas i de olika tjänsterna som Befolkningsregistercentralen tillhandahåller. Det mest omfattande och detaljerade innehållet finns i dataskyddsbeskrivningarna som koncentrerats till den högra kanten av varje sida.

Centrala tjänster vid Befolkningsregistercentralen som behandlar personuppgifter:

Suomi.fi-tjänster

Suomi.fi-tjänsten samlar tjänster och information om den offentliga förvaltningens tjänster för medborgare och företag på en och samma adress. I tjänsten hittar du till exempel myndigheternas e-tjänster, blanketter och kommunernas serviceutbud.

Läs mer om Suomi.fi-tjänster för medborgare

  • Suomi.fi-identifikation
  • Suomi.fi-fullmakter
  • Suomi.fi-nättjänst
  • Suomi.fi-meddelanden

Läs mer om Suomi.fi-tjänster för organisationer (på finska)

  • Suomi.fi-servicedatalager
  • Suomi.fi-informationsled
  • Suomi.fi-serviceadministration

Certifikattjänster

Befolkningsregistercentralen producerar certifikat för medborgare, organisationer och hälsovårdssektorn. Certifikat behövs för identifiering och kryptering i datanät samt för elektroniska signaturer.

Befolkningsdatatjänster

Befolkningsregistercentralen och magistraterna upprätthåller tillsammans vårt lands mest använda basregister, nämligen befolkningsdatasystemet. Befolkningsdatasystemet innehåller aktuella uppgifter om finska medborgare och utländska personer som är varaktigt bosatta i Finland. Dessutom innehåller systemet information om byggnader, lägenheter och fastigheter. Syftet med befolkningsdatasystemet är att möjliggöra, genomföra och trygga samhällets funktioner och informationsförsörjning och att trygga möjligheterna för samhällsmedlemmarna att göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter. Via olika tjänster kan kunderna använda de uppgifter som registrerats i befolkningsdatasystemet.

Hur kan jag kontrollera mina egna uppgifter?

Befolkningsregistercentralen tillhandahåller e-tjänster som gör det enkelt att hantera ärenden. En medborgare kan kontrollera sina egna uppgifter i befolkningsdatasystemet både med hjälp av tjänsten Kontroll av egna uppgifter och i tjänsten Suomi.fi. I tjänsten Kontroll av egna uppgifter kan man anmäla eller ändra följande egna uppgifter:

  • modersmål och kontaktspråk (om modersmålet är något annat än finska eller svenska)
  • yrke
  • tilltalsnamn
  • e-postadress
  • förbud mot utlämnande av uppgifter (med undantag för spärrmarkering)
  • utträde ur ett religiöst samfund.

Övriga ändringar i uppgifterna i befolkningsdatasystemet görs av magistraten för medborgarens hemkommun. Magistratens namn visas på sidan med de Egna uppgifterna. I regel rättar eller ändrar magistraterna inte adressuppgifter som är mer än fyra år gamla. Magistraterna kompletterar inte heller uppgifter om familjeförhållanden som inte blev registrerade när befolkningsdatasystemet grundades i början av 1970-talet.

Man kan också kontrollera uppgifterna genom att besöka magistraten personligen eller lämna in en skriftlig begäran till magistraten om att få kontrollera uppgifterna. Magistraternas kontaktuppgifter finns på www.magistraten.fi.

När det gäller andra uppgifter än de som ingår i befolkningsdatasystemet ska begäran om kontroll skickas till Befolkningsregistercentralens registratorskontor. En redogörelse för vilka uppgifter begäran gäller påskyndar handläggningen. För att den registrerade ska kunna identifieras ska begäran undertecknas (pdf-version som bilaga till e-post). Befolkningsregistercentralen kan begära mer exakta uppgifter för identifieringen av personen. I regel är det hos magistraten man kan göra ett personligt besök.

Vilka uppgifter samlar Befolkningscentralen in om mig och varifrån kommer uppgifterna?

Befolkningsregistercentralen samlar något olika uppgifter för olika tjänster. Mer information om datakällorna finns på dataskyddssidan för respektive tjänst. En heltäckande redogörelse för insamlingen av personuppgifter ges i Befolkningsregistercentralens databokslut. (på finska).

I regel kommer uppgifterna till Befolkningsregistercentralens personuppgiftslager från andra myndigheter. Befolkningsdatasystemet innehåller också uppgifter som en person själv har anmält. Till certifikattjänsterna kommer uppgifterna från personen själv och från andra system, som Befolkningsdatasystemet och branschvisa register, t.ex. handelsregistret, Valvira och andra register som förs av social- och hälsovårdsmyndigheterna. Fullmaktsregistret i Suomi.fi-fullmakter, Suomi.fi-meddelanden och Suomi.fi-nättjänsten innehåller också uppgifter som en person själv har lämnat.

Hur ska jag göra om jag vill få alla uppgifter och alla meddelanden där ni behandlat mina personuppgifter?

Du kan få reda på vilka egna personuppgifter som behandlas vid Befolkningsregistercentralen. Anvisningar för hur man gör en begäran ges under punkten "Hur kan jag kontrollera mina egna uppgifter?". Det är bra att specificera begäran så detaljerat som möjligt. Ange till exempel om du har haft anhängiga ärenden och vad ärendena gäller eller om begäran bara gäller ärenden som just nu är aktuella och anhängiga. Du får också besked om dina uppgifter inte är under behandling.

På Befolkningsregistercentralens webbplats finns en lista på myndigheter, företag och sammanslutningar som uppdaterar adressuppgifter ur befolkningsdatasystemet. När det gäller direktmarknadsutskick bör man tänka på att personernas kontaktuppgifter inte lämnas ut till brevets avsändare, utan ett externt, av Befolkningsregistercentralen godkänt företag skriver ut och postar breven.

 

Till vem lämnar Befolkningsregistercentralen ut uppgifter om mig och varför?

Befolkningsregistercentralen lämnar ut personuppgifter ur befolkningsdatasystemet, Suomi.fi-tjänsterna och certifikattjänsterna till andra organisationer med stöd av speciallagstiftning. Närmare information om vilka uppgifter som lämnas ut finns på respektive tjänsts dataskyddssida. Befolkningsregistercentralen lämnar inte ut uppgifter ur andra datasystem som innehåller personuppgifter.

Ur befolkningsdatasystemet lämnas uppgifter ut med stöd av lagstiftningen för att stöda samhällets funktioner och informationsförsörjningen. Ur befolkningsdatasystemet lämnas uppgifter ut bland annat för skötseln av myndigheternas uppgifter och andra lagstadgade uppgifter, vetenskaplig forskning samt hantering av kundrelationer och marknadsföring.

Att uppgifter lämnas ut ur befolkningsdatasystemet tjänar både den offentliga och den privata sektorn. Tack vare befolkningsdatasystemet effektiviseras verksamheten i den offentliga sektorn eftersom myndigheterna i sitt eget arbete inte behöver samla in och underhålla befolkningsuppgifter på basnivå. I den privata sektorn kan företagens kundregister hållas aktuella och marknadsföringen inriktas på lämpliga målgrupper.

 

Vem behandlar mina personuppgifter på Befolkningsregistercentralen och varför?

Tjänstemännen på Befolkningsregistercentralen har en mycket begränsad åtkomst till personuppgifterna. Behandlingen måste vara motiverad med hänsyn till tjänsteuppgifterna, dvs. personuppgifter behandlas bara när behandlingen hör samman med en aktuell arbetsuppgift.

 

Hur ska jag göra om jag vill förbjuda utlämnande av mina uppgifter till privata företag eller för forskningsändamål?

Du kan förbjuda utlämnande av dina uppgifter i tjänsten Kontroll av egna uppgifter.

I Suomi.fi-tjänsterna är det inte möjligt att förbjuda utlämnande av uppgifter till privata företag. Läs mer här: "Hur ska jag göra? Jag har begärt borttagning av mina uppgifter från företaget X:s register. Jag vill också att Befolkningsregistercentralen inte längre lämnar ut mina uppgifter till företaget i fråga."

 

Hur skyddar Befolkningsregistercentralen mina personuppgifter?

Befolkningsregistercentralen beaktar skyddet av personuppgifter redan när en tjänst utvecklas. Utgångspunkten är att minimera behandlingen av personuppgifter och att trygga personuppgifterna när de överförs och registreras. Kryptering, begränsad åtkomst och teknisk övervakning är exempel på tekniska säkerhetsmetoder. Befolkningsregistercentralens tjänster och data förvaras i säkra miljöer som kontrolleras av myndigheterna.

Åtkomst till personuppgifter beviljas endast personer som på grund av sina arbetsuppgifter är berättigade att behandla dem. Dessutom förutsätter Befolkningsregistercentralen att de organisationer som anlitar tjänsterna behandlar personuppgifter på ett säkert sätt och till exempel krypterar datakommunikationsförbindelserna när personuppgifter behandlas.

 

Hur ska jag göra? Jag har begärt borttagning av mina uppgifter från företaget X:s register. Jag vill också att Befolkningsregistercentralen inte längre lämnar ut mina uppgifter till företaget i fråga.

Du kan förbjuda utlämnande av dina uppgifter i tjänsten Kontroll av egna uppgifter. Det går inte att ställa in företags- eller organisationsbestämda förbud.

I Suomi.fi-tjänsterna är det inte möjligt att förbjuda behandling av egna uppgifter eller utlämnande av egna uppgifter till organisationer som använder Suomi.fi-tjänster. Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-meddelanden kan användas för skötseln av sådana offentliga förvaltningsuppgifter som organisationer i eller i anslutning till den offentliga sektorn utför. Läs mer om utlämnande av uppgifter på Suomi.fi-tjänstens sidor om dataskydd.

 

Hur säkerställer Befolkningsregistercentralen att dataskyddet verkställs i nya elektroniska tjänster?

Befolkningsregistercentralen fäster särskild uppmärksamhet vid dataskyddet redan i det skede när tjänsterna planeras och utvecklas. Riskbedömningen i anslutning till behandling och överföring av personuppgifter är en del av planeringen och en central åtgärd för att säkerställa dataskyddet i själva tillämpningen.  I samband med verkställandet av dataskyddsförordningen har Befolkningsregistercentralen kartlagt hur dataskyddet uppfylls i tjänsterna.

Informationssäkerheten testas och bedömningar av riskerna med tillämpningen görs under hela utvecklingsprocessen. De som medverkar i tjänsteutvecklingen på Befolkningsregistercentralen har fått utbildning i principerna och anvisningarna för säker programvaruutveckling.

 

Kan jag begära att mina uppgifter ska tas bort eller överföras?

EU:s allmänna dataskyddsförordning ger personer i vissa fall mer omfattande rättigheter att administrera egna uppgifter. Alla dessa rättigheter är emellertid inte tillämpliga på Befolkningsregistercentralens tjänster eftersom Befolkningsregistercentralen behandlar personuppgifter för att utföra sin lagstadgade uppgifter.  Därför kan man inte begära att egna uppgifter ska tas bort från Befolkningsregistercentralens lagstadgade register eller att de ska överföras någon annanstans.