Millennieskifte i Viljanens tempo

25.10.2017 14.49
Pressmeddelande

När Ritva Viljanen började sitt uppdrag på Befolkningsregistercentralen var hon i sig själv ett frö till förändring – på 90-talet var det fortfarande ovanligt med en ung kvinnlig direktör. ”Även om jag inte skulle ha genomfört någonting, innebar jag en förändring: en ny generation och ett annat kön”, påpekar Viljanen.

”Överdirektör Hannu Tulkki hade skapat ett bra och säkert register, och en kvalitativ datainsamling. Registret var på toppnivå innehållsmässigt och registreringsprocessen var omfattande och mångsidig”, tackar Viljanen sin företrädare och konstaterar att denna grund var utmärkt för vidare utveckling.

Viljanens period var en förändringarnas tid. Befolkningsregistercentralen hade fått en ny roll som leverantör av certifikattjänster och säker elektronisk ärendehantering var nu möjligt. Identitetskortet lanserades i december 1999 och projektet BDJ2000, alltså totalreformen av befolkningsdatasystemet, slutfördes.

”Det var verkligen en rolig tid”, minns Viljanen. ”Befolkningsregistercentralens personal var entusiastisk över förändringarna. Vi gjorde radikala saker och införde nya roliga arbetsformer.”

Utveckling av kundrelationer och dataskydd

Under sin tid som överdirektör ville Viljanen lyfta fram kundservicen i centrum.

”Det här är en informationstjänst. Eftersom samhället samlade in omfattande befolkningsdata, var det viktigt att uppgifterna också nyttjades effektivt. Portvakterna blev till kundtjänstarbetare. Under min tid blev Befolkningsregistercentralen nettobudgeterad, vilket innebär att bara en del av pengarna kom från statens budget. I början av våren var de statliga pengarna redan slut och därefter fick vi klara oss själva”, berättar Viljanen. Befolkningsregistercentralen ville alltså satsa på kundrelationerna och omarbetade sina serviceprinciper under Viljanens ledning; man kom överens om hur ofta kundmöten skulle ske och tilldelade tjänstemännen kundansvar. Samtidigt infördes årliga kundevenemang. Man frågade kunderna vilka tjänster de önskade sig och samlade systematiskt in feedback.

Man ville också hålla kontakten med intressenter på ett lite mer lättsamt sätt. Ett sådant nytt grepp var bland annat namnsdagskorten som Befolkningsregistercentralen skickade till intressenterna. Kortet innehöll namnsdagsgratulationer och information om hur många personer som hade samma namn som mottagaren. ”Det var roligt att skicka dem och de togs emot väl. Feel good-kort”, ler Viljanen. Likaså byttes registreringsbeskedet till nyblivna mammor ut mot en vacker bebisbok, med samma grundläggande uppgifter, men i ett roligare format.

För att skapa nya tjänsteprodukter och konkurrens begärde Befolkningsregistercentralen in anbud från den privata sektorn, vilket slutade med att man inledde samarbete med tre nya serviceproducenter. ”När man samlar in personuppgifter som används i stor utsträckning, är det viktigt att inte använda uppgifterna felaktigt eller till personernas nackdel”, betonar Viljanen. På den tiden var dataskyddslagstiftningen ännu ny och uppförandekoden för dataskydd var bristfällig. Givetvis följde Befolkningsregistercentralen lagstiftningen noga, men Befolkningsregistercentralen införde också en egen etisk kod för användningen av data, som var strängare än lagstiftningen. Befolkningsregistercentralen krävde att även kunderna undertecknade dessa principer. Nu började man också övervaka hur dataskyddet realiserades. ”Idag kanske det inte låter som något speciellt att användningen av uppgifterna övervakas, men då existerade ännu inte övervakning i sitt nuvarande format och för Befolkningsregistercentralen var det en ny verksamhetsform”, minns Viljanen. ”Vi gick dessutom igenom resultatet av övervakningarna med kunderna och kom överens om hur deras verksamhet behövde kontrolleras.”

Närmare medborgaren

”Under min period inträffade den stora digitala reformen i världen. Internet blev allt vanligare, e-post likaså, och det började utvecklas nya webbapplikationer”, påpekar Viljanen. I slutet av 90-talet började internet användas i större utsträckning även i hushållen och på Befolkningsregistercentralen började man inse möjligheterna i detta. Med hjälp av internet kunde befolkningsdatasystemets tjänster utvecklas och man började planera nya användargränssnitt och serviceformer. ”Det fanns inga gränser och entusiasmen var stor”, berättar Viljanen.

Då skapades även roliga tjänster som ett namnregister och en regional namnkarta, som fick många användare. Möjligheten att kunna kontrollera sina egna uppgifter på nätet blev också uppskattad: ”Det var en stor sak när vi gjorde det möjligt för folk att se sina registeruppgifter direkt via nätet”, konstaterar Viljanen. Befolkningsregistercentralen började också erbjuda medborgarna att komma till deras lokaler särskilda dagar för att kontrollera sina uppgifter. Dagarna var populära och man föreslog därför ett samarbete med övriga basregister. Dagarna för kontroll av egna uppgifter som anordnades tillsammans med basregistren fick mycket publicitet. ”Det var kö ända ut på gatan från Glaspalatset!” utbrister Viljanen. Hon förstår mycket väl tjusningen i att kontrollera sina uppgifter: ”När du tittar igenom alla uppgifter som har registrerats om dig under din livstid, blir det samtidigt en tillbakablick bland dina egna minnen.”

Mot ett digitalt samhälle med certifikat

En av de stora sakerna under Viljanens tid som överdirektör var digitaliseringen. ”Vi började inse vilka möjligheter den förde med sig. I mitten av 90-talet föreslog finansministeriet att Finland skulle införa certifikattjänster”, minns Viljanen. ”Vi kom gemensamt fram till att Befolkningsregistercentralen var den lämpligaste parten att ansvara för certifikattjänsterna, eftersom vi hade ett basregister och de grundläggande personuppgifterna. Certifikattjänsterna utvidgade vårt grundläggande uppdrag.”

Folkpensionsanstalten och Skatteförvaltningen föreslogs också som alternativa producenter av certifikattjänsterna, men uppdraget gick till Befolkningsregistercentralen. ”Jag tycker att Befolkningsregistercentralen skötte det väl. Vi skapade välfungerande certifikattjänster, ett elektroniskt identitetskort och ett elektroniskt certifikat. I december 1999 överlämnade vi världens första offentliga certifikat till statsminister Lipponen. Vi fick mycket stor internationell publicitet. Under det första året med certifikattjänster besöktes Befolkningsregistercentralen av cirka 80 internationella besökargrupper som ville lära sig mer om produktionen av certifikattjänster.”

”Det var härliga tider, men vårt samhälle var inte redo. Det var inte bara fråga om en applikation. Befolkningsregistercentralen producerade en infrastruktur, och andra aktörer skulle ha producerat kompatibla datorer med kortläsare och kortbaserade tjänster”, poängterar Viljanen.

I Finland mynnade diskussionen ut i meningsskiljaktigheter om vem identifieringen egentligen tillhörde, vem som fick ta betalt för transaktionerna och om offentlig makt över huvud taget krävdes i detta arbete. Finanssektorn var mycket intresserad av sköta identifieringen eftersom man anade ett stort affärsvärde i verksamheten. Bankerna i sin tur hade satsat stora pengar på växlande lösenordslistor och ville tjäna pengar på den här tekniken fullt ut. ”Redan då kunde man dock se att de växlande lösenordslistorna inte höll en tillräckligt god datasäkerhetsnivå. Det är uppenbart att de har fördröjt vår utveckling av informationssamhället”, beklagar Viljanen. ”Ett certifikat som liknar Befolkningsregistercentralens är idag en framgångssaga i Estland. Skillnaden där borta är att hela samhället satsade på samma certifikat. Eftersom alla har haft tillgång till en passliknande och säker elektronisk identitet på nätet, har hela samhället enkelt kunnat bygga mångsidiga tjänsteapplikationer. Det här är den främsta anledningen till Estlands digitala framgångssaga.”

Ett steg framåt

År 2003 antog Viljanen nya utmaningar när hon började som kanslichef på inrikesministeriet. De sex åren på Befolkningsregistercentralen präglades av aktivitet, förändring och engagemang. Hur beskriver Viljanen Befolkningsregistercentralen som hon lämnade efter sig? ”Jag efterlämnade en välmående arbetsplats där stämningen var entusiastisk och kreativ. Jag efterlämnade kundserviceanda och en informationstjänst. Dessutom efterlämnade jag en ny dataskyddspraxis – och nog var certifikatstjänsterna också en stor sak”, räknar Viljanen upp.

Viljanen tyckte också att det var viktigt att sänka tröskeln inom organisationen. Hon ville komma närmare personalen och tacksamhetskulturen fick en central plats. ”Under min tid utsågs Befolkningsregistercentralen till den näst bästa arbetsplatsen i Finland och året därpå, när jag redan hade slutat, blev den nummer ett”, utbrister Viljanen och fortsätter: ”Stämningen där var verkligen god. Det uppstod en stabil organisation där det var lätt att diskutera och ha olika åsikter. Jag har verkligen roliga och ljusa minnen från Befolkningsregistercentralen!”

Denna artikel är publicerad som en del av Befolkningsregistercentralens Finland 100 -serien. Från juli till december publicerar vi en text i samband med temat varje månad.

Finland100