Väestökirjahallinnon sanasto

A D E H K L M N O P R S T U V Ä 

A

Adoptio
Kun lapsi adoptoidaan, tapahtuma merkitään lapsen, adoptiovanhempien ja biologisten vanhempien väestötietoihin. Tiedot ilmoittaa väestötietojärjestelmään tuomioistuin. Ulkomaisen adoption osalta tiedot ilmoittaa palvelunantaja, esimerkiksi Interpedia ry tai Pelastakaa lapset ry.

Ammatti
Ammatti merkitään väestötietojärjestelmään henkilön oman ilmoituksen perusteella, yleensä muuttoilmoituksen yhteydessä. Halutessaan ammattitiedon voi ilmoittaa muulloinkin omaa kotikuntaa vastaavalle maistraatille tai henkilökortin tai verkkopankkitunnusten avulla Väestörekisterikeskuksen Tarkasta tietosi! -palvelussa.

Asiointikieli
Niissä tapauksissa, joissa väestötietojärjestelmään rekisteröidyn henkilön äidinkieli ei ole suomi tai ruotsi, henkilö voi ilmoittaa niistä jomman kumman haluamakseen asiointikieleksi väestötietojärjestelmään. Ilmoittamalla asiointikielen henkilö varmistaa, että hän saa esimerkiksi viranomaisten kirjalliset yhteydenotot sillä Suomen virallisella kielellä, jonka hän paremmin hallitsee. Asiointikielen voi ilmoittaa maistraatille vapaamuotoisella kirjallisella ilmoituksella tai lomakkeella tai henkilökortin tai verkkopankkitunnusten avulla Väestörekisterikeskuksen Tarkasta tietosi! -palvelussa.

Asuinhuoneisto, asunto
Väestötietojärjestelmään on huoneistoista rekisteröity muun muassa seuraavat tiedot: huoneistotunnus, huoneiston pinta-ala, hallintaperuste (asunnon haltija omistaa asunnon jne.), käytössäolotilanne (käytetään vakinaiseen asumiseen, tyhjillään jne.), huoneiden lukumäärä ja keittiötyyppi, varusteet (sauna, parveke jne.).

Asukasluku
Väestötietojärjestelmästä lasketaan vuosittain Suomen virallinen vuodenvaihteen asukasluku 31.12. tilanteen mukaisena. Sen pohjalta tuotetaan tilastot, joista käyvät ilmi asukasluvut lääneittäin, maakunnittain, kunnittain, vaalipiireittäin ja maistraateittain. Asukasluvuissa ovat mukana Suomessa vakinaisesti asuvat Suomen kansalaiset ja ulkomaalaiset.

Väestötietojärjestelmään rekisteröidään tieto siitä, mikä on kunnan asukasluku vuodenvaihteessa sekä kansalaisten kotikunnat ja asuinpaikat. Vuodenvaihteen asukasluvussa eivät ole mukana vuoden ensimmäisenä päivänä syntyneet. Myöskään tammikuun 1. päivänä tapahtuneet muutot eivät vaikuta vuodenvaihteen kotikuntaan. Tiedoissa on kuitenkin otettu huomioon vuoden alussa voimaan tulevat kotikunta- ja lääni- ym. aluejaonmuutokset.

Vuodenvaihteen tilanne rekisteröidään ja kunnittaiset asukaslukutiedot lasketaan helmikuun alussa. Tällöin voidaan ottaa huomioon kaikki ne vuodenvaihteen tilanteeseen vaikuttavat muutostapahtumat, jotka on rekisteröity väestötietojärjestelmään viimeistään tammikuun viimeisenä päivänä.

Väestörekisterikeskuksesta ja maistraateista on myös saatavissa kunnittaisia ikäluokka-, siviilisääty-, äidinkieli- ja kansalaisuustilastoja sekä tilastoja kunnissa tilapäisesti asuvista henkilöistä.

Rekisteritilanteen mukaiset asukasluvut
Vuodenvaihteen virallisen asukasluvun lisäksi väestötietojärjestelmästä lasketaan joka kuukauden viimeisen päivän ns. rekisteritilanteesta kunnittaiset asukasluvut sekä vaalipiireittäiset luvut Suomen kansalaisista. Näissä luvuissa ei ole otettu huomioon mahdollisia muutostapahtumia, jotka saadaan järjestelmään ao. päivän jälkeen.

Vaalit
Eduskuntavaaleja varten maa on jaettu 15 vaalipiiriin. Kustakin vaalipiiristä valitaan, Ahvenanmaata lukuun ottamatta, niin monta kansanedustajaa kuin mihin vaalipiirin Suomen kansalaisten asukasmäärä syyskuun lopun väestötietojärjestelmän tilanteen mukaan oikeuttaa. Ahvenanmaan vaalipiiristä valitaan aina yksi kansanedustaja.

Kunnallisvaaleissa valittavien valtuutettujen lukumäärä määräytyy sen perusteella, paljonko kunnassa on väestötietojärjestelmän tietojen mukaan asukkaita vaalivuoden toukokuun lopussa.

Avioero
Tuomioistuin ilmoittaa avioerosta väestötietojärjestelmään. Jos avioero on annettu ulkomailla, tulee siitä esittää selvitys maistraatille tai Suomen paikalliselle edustustolle avioeron rekisteröimiseksi väestötietojärjestelmään. Poikkeuksena ovat Ruotsissa Suomen kansalaisille myönnetyt avioerot, joista Ruotsin rekisterinpitäjä ilmoittaa suoraan maistraatille Suomessa.

Ulkomailla Suomen kansalaiselle myönnetty avioero vaatii yleensä Helsingin hovioikeuden vahvistuksen ennen rekisteröintiä. Ilman vahvistusta voidaan rekisteröidä Pohjoismaissa annetut avioeropäätökset sekä EU-maissa 1.3.2001 tai sen jälkeen annetut avioeropäätökset.

Avioliitto
Avioliitto solmitaan joko kirkollisella vihkimisellä tai siviilivihkimisellä. Siviilivihkijöinä toimivat maistraatin päällikkö, henkikirjoittaja ja maistraatissa toimiva julkinen notaari. Siviilivihkijöinä toimivat myös käräjäoikeuden laamanni, käräjätuomari, käräjäviskaali sekä sellainen käräjäoikeuden notaari, joka on määrätty toimittamaan siviilivihkimisiä. Maistraatti voi lisäksi myöntää siviilivihkimisoikeuden lain vaatimukset täyttävälle henkilölle, jos se on tarpeen siviilivihkijöiden riittävän määrän takaamiseksi maistraatin toimialueella.

Ennen vihkimistä on Suomessa aina toimitettava avioliiton esteiden tutkinta, jolla varmistutaan siitä, että aiottu avioliitto on lain mukaan sallittu. Avioliiton esteitä ovat muun muassa alaikäisyys, lähisukulaisuus ja voimassa oleva avioliitto. Naimisiin aikovien on yhdessä pyydettävä avioliiton esteiden tutkintaa jomman kumman kihlakumppanin seurakunnalta tai mistä tahansa maistraatista. Pyyntö esitetään lomakkeella, jonka molemmat kihlakumppanit allekirjoittavat. Avioliittoon aikovien ei tarvitse mennä henkilökohtaisesti esteiden tutkintaa suorittavan viranomaisen luo, vaan yhteydenpidon voi hoitaa myös postitse. Lomakkeita saa maistraateista sekä evankelis-luterilaisen ja ortodoksisen kirkon seurakunnilta.

Mikäli estettä avioliiton solmimiselle ei ole, annetaan tästä todistus. Todistus on voimassa neljän kuukauden ajan ja vihkiminen voidaan toimittaa tuona aikana. Vihkijä ilmoittaa vihkimistiedot väestötietojärjestelmään.

Jos vihkimisen toimittaa ulkomaan viranomainen ulkomailla, voivat avioliittoon aikovat saada esteiden tutkijalta todistuksen oikeudestaan mennä avioliittoon. Jos avioliitto on solmittu ulkomailla, tulee vihkimisestä esittää rekisteröintiä varten todistus maistraatille. Ulkomailla asuva Suomen kansalainen voi esittää vihkimistodistuksen myös Suomen paikalliselle edustustolle, joka ilmoittaa vihkimisestä ao. maistraatille Suomessa.

D

Diplomaatit
Väestötietojärjestelmään ei rekisteröidä kansainvälisen käytännön mukaisesti Suomessa toimivia diplomaatteja eikä kansainvälisten järjestöjen palveluksessa olevia henkilöitä, jotka eivät ole Suomen kansalaisia. Diplomaattiasemassa oleva ulkomaalainen henkilö ei voi myöskään saada henkilötunnusta.

E

Edunvalvoja
Henkilölle voidaan määrätä edunvalvoja, jos hän ei itse kykene riittävässä määrin huolehtimaan itseään tai varallisuuttaan koskevista asioista. Edunvalvojan määrää tuomioistuin tai tietyissä tapauksissa maistraatti. Väestötietojärjestelmään merkitään tieto henkilölle määrätystä edunvalvojasta. Tiedon ilmoittaa edunvalvojan määrännyt viranomainen. Edunvalvoja merkitään holhousasioiden rekisteriin, jos edunvalvojan tehtävä käsittää omaisuuden hoitamista tai oikeuden valvomista jakamattomassa kuolinpesässä. Holhoustoimilaissa säädetään alaikäisen lapsen edunvalvojan merkitsemisestä holhousasioiden rekisteriin. Lapsen edunvalvoja, ks. Huolto

Edunvalvontavaltuutus
Laki edunvalvontavaltuutuksesta tuli voimaan 1.11.2007. Edunvalvontavaltuutuksen avulla henkilö (valtuuttaja) voi järjestää asioidensa hoidon sen tilanteen varalta, että hän myöhemmin tulisi sairauden, henkisen toiminnan häiriintymisen tai muun vastaavan syyn vuoksi kykenemättömäksi huolehtimaan asioistaan. Edunvalvontavaltuutusvaltakirja tulee voimaan vasta, kun maistraatti on sen vahvistanut. Tällöin maistraatti tutkii, että valtakirja on asianmukaisesti laadittu ja valtuuttaja on laissa edellytetyin tavoin tullut pääasiallisesti kykenemättömäksi huolehtimaan valtuutuksessa tarkoitetuista asioista. Maistraatti tutkii myös sen, että valtuutetuksi ehdotettu henkilö on kykenevä ja sopiva toimimaan valtuutettuna. Vahvistetut edunvalvontavaltuutukset ja myös edunvalvontavaltuutuksen lakkaaminen merkitään sekä väestötietojärjestelmään että holhousasioiden rekisteriin.

Etunimi
Etunimen tulee olla nimilain mukainen. Etunimiä saa olla enintään kolme. Lapsen etunimet tulee ilmoittaa väestötietojärjestelmään kahden kuukauden kuluessa lapsen syntymästä. Lapsen vanhemmat ilmoittavat lapselle annettavat nimet joko kastavalle papille tai maistraatille väestötietojärjestelmään rekisteröimistä varten.

Etunimen voi muuttaa yhden kerran ilman perusteluja maistraatille tehtävällä maksullisella ilmoituksella. Sen jälkeen muutosta on pyydettävä maksullisella hakemuksella maistraatista, jossa etunimen muutokset ratkaistaan. Nimenmuutosasioiden ilmoituslomakkeita saa maistraateista.

H

Henkikirjoittaja
Maistraatin henkikirjoittaja suorittaa siviilivihkimiset ja parisuhteen rekisteröinnit. Hän toimii myös julkisena notaarina ja kaupanvahvistajana.

Henkikirjoitus
Henkikirjoitus toimitettiin Suomessa viimeisen kerran vuonna 1989. Henkikirjoituksen tarkoituksena oli selvittää kuntien asukasluku vuodenvaihteessa. Nykyisin väestötietojärjestelmän osoitetiedot pidetään ajan tasalla muuttoilmoitusten perusteella ja kuntien vuodenvaihteen asukasluku saadaan suoraan väestötietojärjestelmästä.

Henkilötiedot
Väestötietojärjestelmässä on perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista. Järjestelmään rekisteröidään henkilöitä koskevat perustiedot, joita ovat muun muassa nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, kotikunta, kansalaisuus, perhesuhdetiedot sekä syntymä- ja kuolintieto. Lisäksi rekisteröidään esimerkiksi edunvalvontaa, toimintakelpoisuuden rajoitusta ja edunvalvontavaltuutusta koskevat tiedot sekä henkilön ilmoittamat tiedot äidinkielestä, asiointikielestä, ammatista ja tietojen luovuttamista koskevista rajoituksista.

Rekisteröitäviä tietoja ovat myös muun muassa huostaanottotiedot, vaalien ja kansanäänestysten toimittamista varten tarvittavat tiedot, tieto uskonnollisen yhdyskunnan jäsenyydestä, tieto henkilön paikallisesta rekisteriviranomaisesta sekä turvallisessa sähköisessä asioinnissa tarvittava asiointitunnus (SATU).

Tietoja saadaan laissa tai asetuksessa säädetyn ilmoitusvelvollisuuden perusteella yksityisiltä kansalaisilta (esimerkiksi muuttoilmoitus) ja eri viranomaisilta. Kun Suomen kansalainen asuu ulkomailla, säilyvät hänen henkilö- ja asumistietonsa Suomessa ajantasaisina vain, jos hän itse huolehtii tietojen ilmoittamisesta. Ks. Tietojen luovutus, Tietojen luovutuksen kieltäminen ja Tietosuoja

Henkilötunnus
Henkilötunnus on yksilöimiskeino, joka yksilöi kansalaiset vielä tarkemmin kuin nimi. Täysin samannimisiä ihmisiä löytyy, mutta ei kahta, joilla olisi täysin sama henkilötunnus. Se säilyy muuttumattomana koko elinajan. Henkilötunnus otettiin Suomessa käyttöön 1960-luvulla.

Henkilötunnuksen saa Suomessa tai ulkomailla syntynyt Suomen kansalainen syntymätodistuksen perusteella. Henkilötunnuksen saaminen Suomessa syntyneelle lapselle ei vaadi vanhemmilta toimenpiteitä. Sairaala ilmoittaa tiedon syntyneestä lapsesta suoraan väestötietojärjestelmään ja syntymätietojen rekisteröimisen yhteydessä lapselle merkitään väestötietojärjestelmään henkilötunnus.

Myös ulkomaalainen, jonka oleskelu Suomessa on pysyvää tai kestää vähintään vuoden, saa henkilötunnuksen. Lisäksi henkilötunnus voidaan antaa maassa tilapäisesti oleskelevalle henkilölle sekä eräissä tapauksissa ulkomailla asuville perheenjäsenille, jos se katsotaan lain perusteella tarpeelliseksi. Ulkomaalaisen on itse ilmoittauduttava asuinpaikkansa maistraattiin rekisteröintiä varten. Tilapäisesti Suomessa oleskeleva ulkomaalainen voi rekisteröityä myös verotoimistossa tai jättää rekisteröinti-ilmoituksen Maahanmuuttovirastoon tai Kelan toimistoon. Henkilötunnusta ei voida antaa ulkomaalaiselle, joka toimii Suomessa diplomaattiasemassa. Ks. Diplomaatit

Henkilötunnuksen muuttaminen
Henkilötunnus on yksilöllinen ja se on tarkoitettu pysyväksi. Henkilötunnus voidaan muuttaa ainoastaan, jos se on ehdottoman välttämätöntä henkilön suojelemiseksi sellaisissa tilanteissa, joissa hänen terveyteensä tai turvallisuuteensa kohdistuu ilmeinen ja pysyvä uhka tai joku muu kuin henkilötunnuksen haltija on toistuvasti väärinkäyttänyt tunnusta. Väestötietojärjestelmään talletettu henkilötunnus voidaan muuttaa myös, jos henkilö on transseksuaalin sukupuolen vahvistamisesta annetun lain (563/2002) mukaisesti vahvistettu vastakkaiseen sukupuoleen kuuluvaksi.

Holhousasioiden rekisteri
Holhousasioiden rekisteri on valtakunnallinen rekisteri, jota ylläpitävät holhousviranomaiset (maistraatit) sekä Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimiva maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö. Rekisteriä ylläpidetään edunvalvojan toiminnan valvomiseksi ja kolmansien osapuolten oikeuksien turvaamiseksi. Maistraatit päättävät tietojen luovuttamisesta holhousasioiden rekisteristä. Ks. Edunvalvoja

Holhousviranomainen
Maistraatit toimivat holhousviranomaisina, jotka muun muassa valvovat edunvalvojien ja edunvalvontavaltuutettujen toimintaa sekä vastaavat holhousasioiden rekisterin tietojen päivittämisestä. Ks. Edunvalvoja

Huolto
Väestötietojärjestelmään merkitään lapsen huoltaja. Lapsen huoltajina toimivat hänen vanhempansa tai henkilöt, joille huolto on erikseen uskottu. Jos vanhemmat ovat avioliitossa lapsen syntymähetkellä, ovat he molemmat lapsen huoltajia. Avioliiton ulkopuolella syntyneen lapsen huoltajana toimii äiti yksin.

Vanhemmat voivat tehdä lapsen huollosta sopimuksen, jonka sosiaalilautakunta vahvistaa. Lapsen huollosta voidaan päättää myös tuomioistuimessa, esimerkiksi avioeron yhteydessä. Lapsen huoltaja on myös lapsen edunvalvoja, ellei tuomioistuin toisin päätä. Sosiaalilautakunnat ja tuomioistuimet ilmoittavat lapsen huoltoa koskevista ratkaisuistaan väestötietojärjestelmään. Ks. Edunvalvoja

Huoneistotunnus
Jokaisella asuinhuoneistolla, joka sijaitsee useamman kuin yhden huoneiston käsittävässä rakennuksessa, on oltava huoneistotunnus. Huoneistotunnuksen muodostavat kirjainosa, joka tarkoittaa rappua sekä numero-osa, joka tarkoittaa huoneiston numeroa, tai toinen näistä. Jos huoneisto on jaettu kahdeksi tai useammaksi erilliseksi huoneistoksi, huoneiston numeron perässä on pieni jakokirjain, esimerkiksi A 1a.

Huostaanotto
Väestötietojärjestelmään merkitään tieto lapsen ottamisesta sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen huostaan. Tieto poistetaan väestötietojärjestelmästä huostaanoton päätyttyä. Sosiaalilautakunta ilmoittaa tiedot väestötietojärjestelmään.

K

Kansalaisuus
Väestötietojärjestelmään merkitään, minkä maan tai maiden kansalainen henkilö on. Vieraan valtion kansalaisuus merkitään väestötietojärjestelmään, jos siitä on saatu riittävän luotettava selvitys.

Maahanmuuttovirasto päättää Suomen kansalaisuuden saamisesta, säilyttämisestä ja menettämisestä sekä kansalaisuusaseman määrittämisestä. Henkilön saadessa Suomen kansalaisuuden ilmoituksesta tai hakemuksesta tai menettäessä Suomen kansalaisuuden, ilmoittaa Maahanmuuttovirasto asiasta väestötietojärjestelmään.

Maistraatin tehtävät kansalaisuusasioissa
Suomen ja jonkin vieraan valtion kansalaisuuden omaavan henkilön säilyttäessä Suomen kansalaisuuden 22-vuotiaana, riittävän yhteyden perusteella, maistraatti merkitsee asian väestötietojärjestelmään ja ilmoittaa merkinnästä asianosaiselle.

Väestötietojärjestelmästä poimitaan säännöllisesti 22 vuotta täyttäneet Suomen ja jonkin vieraan valtion kansalaiseksi merkityt henkilöt. Jos henkilö on menettänyt Suomen kansalaisuuden 22 vuotta täyttäessään, koska hänellä ei ole ollut riittävää yhteyttä Suomeen, maistraatti tekee asiasta merkinnän väestötietojärjestelmään ja ilmoittaa tästä asianosaiselle, jos hänen osoitteensa on tiedossa.

Maistraatti ilmoittaa Maahanmuuttovirastolle Suomessa syntyneestä lapsesta, jos lapsen vanhemmat on väestötietojärjestelmään merkitty kansalaisuudettomiksi tai jos vanhempien kansalaisuus on tuntematon. Samoin maistraatti ilmoittaa Maahanmuuttovirastolle tapauksista, jolloin lapsi on saanut Suomen kansalaisuuden sillä perusteella, että isä on Suomen kansalainen, mutta isyys on myöhemmin kumottu.

Maistraatti pyytää tietyissä tapauksissa Maahanmuuttovirastoa määrittämään henkilön kansalaisuusaseman.

Kiinteistörekisteriviranomainen
Kiinteistörekisteriviranomaiset, Maanmittauslaitos ja kunnat, vastaavat rakennusten sijoittumisesta oikeille kiinteistöille.

Kiinteistötiedot
Väestötietojärjestelmään rekisteröidään kiinteistöistä muun muassa seuraavat tiedot: kiinteistötunnus, rekisteröintipäivä, omistajan nimi sekä kiinteistöllä sijaitsevat rakennukset. Kiinteistötiedot tulevat suoraan Maanmittauslaitoksen kiinteistötietojärjestelmästä.

Kiinteistötunnus
Kiinteistötunnus on muotoa xxx-yyy-nnnn-zzzz, esimerkiksi 092-416-0011-0123

Koordinaatit
Rakennusten lähiosoitteet, rakennustunnukset ja rakennuksen keskipisteen koordinaatit muodostavat väestötietojärjestelmässä koko maan kattavan osoitetietojärjestelmän perustan. Väestötietojärjestelmään rekisteröidyt henkilöt ovat liitettävissä rakennus- ja huoneistotunnusten avulla rakennusten keskipisteiden koordinaatteihin. Rakennukset voidaan puolestaan yhdistää tunnistetietojen perusteella yhteiskunnan muihin perusrekistereihin. Tämä mahdollistaa väestötietojärjestelmän hyödyntämisen erilaisissa paikkatietosovelluksissa. Ks. Paikkatieto

Väestötietojärjestelmässä rakennusten koordinaatit ovat ETRS-TM35FIN tasokoordinaatistossa.

Kotikunta
Henkilön kotikunta ja siellä oleva asuinpaikka merkitään väestötietojärjestelmään. Järjestelmään voidaan merkitä myös henkilön ilmoittama tilapäinen asuinpaikka. Henkilön kotikunta on kunta, jossa hän asuu vakituisesti. Vastasyntyneen lapsen kotikunta on se kunta, jossa hänen äidillään on kotikunta lapsen syntyessä.

Jos henkilöllä on käytössään useampia asuntoja tai jos hänellä ei ole käytössään asuntoa lainkaan, hänen kotikuntansa on pääsääntöisesti se kunta, jota hän perhesuhteidensa, toimeentulonsa tai muiden vastaavien seikkojen perusteella itse pitää kotikuntanaan ja johon hänellä on edellä mainittujen seikkojen perusteella kiinteä yhteys.

Jos henkilön omaa käsitystä kotikunnastaan ei ole voitu selvittää, hänen kotikuntansa on se kunta, johon hänellä on katsottava olevan kiintein yhteys asumisensa, perhesuhteidensa, toimeentulonsa ja muiden vastaavien seikkojen perusteella.

Henkilön kotikunta ei muutu, jos hänen asumisensa toisessa kunnassa johtuu pääasiassa:

  • enintään yhden vuoden kestävästä työtehtävästä, opiskelusta, sairaudesta tai muusta näihin rinnastettavasta syystä
  • hoidosta tai huollosta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikössä tai muutoin vastaavissa olosuhteissa (vuonna 2011 voimaan tulleen kotikuntalain muutoksen myötä kotikunta voi muuttua tietyin edellytyksin) 
  • merillä olosta laivaväkeen kuuluvana
  • rangaistuksen suorittamisesta rangaistuslaitoksessa
  • eduskunnan tai valtioneuvoston jäsenyydestä tai julkisesta luottamustoimesta
  • asevelvollisuuden tai siviilipalveluksen suorittamisesta.

Kotikunta maahan- ja maastamuutoissa
Suomeen tulleen henkilön kotikunta määräytyy edellä mainitun mukaisesti, jos hän asuu Suomessa ja hänellä on tarkoitus jäädä tänne vakinaisesti asumaan. Kotikuntalaissa määritellään edellytykset, milloin ulkomaalainen voi saada kotikunnan Suomesta ja milloin ulkomaalaisen voidaan katsoa asuvan vakinaisesti Suomessa. Ks. Ulkomaalaisen rekisteröinti

Henkilöllä, joka on muuttanut asumaan ulkomaille yhtä vuotta pitemmäksi ajaksi, ei ole kotikuntaa Suomessa. Kotikunta voi kuitenkin olla Suomessa, jos henkilöllä on elinolosuhteidensa perusteella kiinteämpi yhteys Suomeen kuin toiseen asuinmaahansa. Ks. Väestökirjanpitokunta

Milloin henkilö muuttaa asumaan toisesta Pohjoismaasta Suomeen tai Suomesta toiseen Pohjoismaahan, sovelletaan Suomen lainsäädännön ohella Islannin, Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan välistä väestön rekisteröintiä koskevaa sopimusta.

Ilmoitusvelvollisuus
Kun henkilö vaihtaa kotikuntaa tai siellä olevaa asuinpaikkaa, hänen tulee tehdä muuttoilmoitus. Ilmoituksen voi tehdä aikaisintaan kuukautta ennen muuttopäivää. Sen tulee kuitenkin olla maistraatissa viimeistään viikon kuluttua muutosta. Ks. Muutto

Kotipaikkatodistus
Kotipaikkatodistus on ote väestötietojärjestelmässä olevista asumistiedoista. Todistukseen merkitään henkilön nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, kotikunta sekä todistuksen käyttötarkoitus. Todistusta voi hakea joko viranomainen tai henkilö itse todistaakseen asumisensa kunnassa (esimerkiksi bussilippua varten). Kotipaikkatodistuksen voi tilata mistä tahansa maistraatista. Laki velvoittaa viranomaiset hankkimaan tarvitsemansa kotipaikkatodistukset pääsääntöisesti viran puolesta.

Kunta
Kunta on alueellinen itsehallintoyksikkö. Kunnanvaltuusto on päättävä elin kunnassa. Kunnallisvaaleissa valittavien valtuutettujen lukumäärä määräytyy sen perusteella, paljonko kunnassa on väestötietojärjestelmän tietojen mukaan asukkaita vaalivuoden toukokuun lopussa. Kunnallisen jaotuksen muutokset, esimerkiksi kuntaliitokset ovat mahdollisia.

Kuntanumero
Väestörekisterikeskus antaa jokaiselle kunnalle kolminumeroisen kuntanumeron.

Kuolema
Sairaalat ilmoittavat kuolemasta väestötietojärjestelmään. Ilmoituksen voi tehdä myös lääkäri, joka on todennut kuoleman.

Kuolleeksi julistaminen
Väestötietojärjestelmään merkitään tieto henkilön kuolleeksi julistamisesta. Henkilö voidaan maistraatin päätöksellä julistaa kuolleeksi, kun on kulunut sata vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin hän on syntynyt ja viisi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana hän on tiettävästi ollut elossa. Maistraatin kuolleeksijulistamispäätöstä edeltävät aina viran puolesta tehtävät selvitykset ja ilmoitukset, joiden tarkempi sisältö on määritelty kuolleeksi julistamisesta annetussa laissa.

Muutoin kuin iän perusteella kuolleeksi julistamisesta päättävät yleiset tuomioistuimet eli ensiasteena käräjäoikeus. Tuomioistuimet ilmoittavat tekemänsä päätökset väestötietojärjestelmään.

L

Lapsen huolto
Ks. Huolto

M

Maistraatit
Maistraatit (ent. rekisteritoimisto) sekä niiden yksiköt ovat osa valtion paikallishallintoa. Maistraatit vastaavat muun muassa alueensa väestötietojärjestelmästä, holhousasioista, kauppa- ja yhdistysrekisteristä sekä paikallisesta tietopalvelusta. Ahvenanmaalla maistraatin tehtäviä hoitaa Ahvenanmaan valtionvirasto.

Muutto
Muuttoilmoitus tulee lain mukaan tehdä aina, kun muuttaa pysyvästi asunnosta toiseen tai kun tilapäinen oleskelu toisessa osoitteessa kestää yli kolme kuukautta. Ilmoituksen voi tehdä aikaisintaan kuukautta ennen muuttopäivää. Sen tulee kuitenkin olla maistraatissa viimeistään viikon kuluttua muutosta. Muuttoilmoituksella tiedot päivittyvät yhdellä kertaa sekä maistraattien ylläpitämään valtakunnalliseen väestötietojärjestelmään että Postiin.

Muuttoilmoituksen voi tehdä helpoimmin sähköisessä asiointipalvelussa.

Muuttoilmoituksen voi tehdä myös postista tai maistraatista noudettavalla lomakkeella.

Muuttoilmoitus on tehtävä myös muutettaessa Suomesta ulkomaille tai ulkomailta Suomeen.

Muuttoilmoitus kannattaa tehdä niin ikään muutettaessa ulkomailla osoitteesta toiseen. Kun osoitetiedot ovat väestötietojärjestelmässä ajan tasalla, varmistuu muun muassa vaalien yhteydessä lähetettävän äänioikeusilmoituksen saaminen.

Pohjoismaiden eli Islannin, Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan välisiin muuttoihin sovelletaan Pohjoismaiden välistä väestön rekisteröintiä koskevaa sopimusta.

Määräalatunnus
Määräala on rajoiltaan määritelty osa kiinteistöstä, joka kuuluu kantakiinteistöön siihen saakka, kunnes se lohkomalla erotetaan. Määräalatunnukseen sisältyvä kiinteistötunnus on sen rekisteriyksikön kiinteistötunnus, johon määräala tai yhteisalueosuus rekisteröintiajankohtana kuului (esimerkki määräalatunnuksesta 315-401-12-2-M601).

N

Nimi
Ks. Etunimi/ Sukunimi

O

Osoite
Väestötietojärjestelmään merkitylle henkilölle rekisteröidään hänen asuinpaikkansa lähiosoite. Vakinaisen asuinpaikan osoitteen lisäksi väestötietojärjestelmään voidaan merkitä myös tilapäisen asuinpaikan osoite sekä erillinen postiosoite. Sekä vakituinen osoite, postiosoite että tilapäinen osoite voivat olla joko Suomessa tai ulkomailla. Henkilöiden osoitetietoja ylläpidetään muuttoilmoitusten avulla.

Rakennusten osoitteet viedään väestötietojärjestelmään kuntien ilmoitusten perusteella. Ks. Paikkatieto

Ote väestötietojärjestelmästä
Ote väestötietojärjestelmästä (aiemmin virkatodistus) on väestötietojärjestelmän tietoja sisältävä todistus. Otetta pyydettäessä on ilmoitettava sen käyttötarkoitus, koska siihen voidaan merkitä ainoastaan käyttötarkoituksen edellyttämät tiedot. Henkilötunnus merkitään vain, jos otetta tarvitaan henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Otteen voi tilata mistä tahansa maistraatista. Maistraatit antavat otteita kaikista väestötietojärjestelmään merkityistä henkilöistä.

Evankelis-luterilaiset ja ortodoksiset seurakunnat antavat omien jäsenrekisteriensä perusteella otetta vastaavia virkatodistuksia omista jäsenistään.

Viranomaiset ovat lain nojalla velvollisia hankkimaan tarvitsemansa väestötietojärjestelmän tiedot itse, kansalaisia vaivaamatta. Sukuselvitystiedot, esimerkiksi sukututkimusta tai perunkirjoitusta varten, tilataan kuitenkin asianomaisesta seurakunnasta tai maistraatista.

Ottolapsi
Ks. Adoptio

P

Paikkatieto
Paikkatiedolla tarkoitetaan tietoa, joka sisältää välittömän tai välillisen viittauksen tiettyyn paikkaan tai maantieteelliseen alueeseen. Viittaus voi olla toteutettuna joko suoraan koordinaateilla tai epäsuorasti tarkasti määritellyn yksilöivän tunnuksen avulla.

Väestötietojärjestelmä sisältää muun muassa seuraavat paikkatiedot: rakennuksen keskipisteen koordinaatit, kiinteistö- ja rakennustunnus, rakennuksen lähiosoite, henkilön vakinaisen asuinpaikan osoite, kuntanumero ja äänestysalue. Väestötietojärjestelmän kaikki tiedot voidaan jollakin tavalla liittää johonkin paikkaan tai alueeseen. Ks. Koordinaatit

Parisuhteen rekisteröinti
Ks. Rekisteröity parisuhde

Perhesuhteet
Väestötietojärjestelmään merkitään tiedot perhesuhteista: henkilön puoliso tai parisuhteen toinen osapuoli, lapset ja vanhemmat.

R

Rakennushanke
Rakenteilla oleva rakennus tai -hanke, jolle kunta on myöntänyt luvan. Kuntien rakennusvalvontaviranomaiset ilmoittavat väestötietojärjestelmään kaikki rakennuslupaa vaativat uudet hankkeet sekä muutos- ja laajennusluvat.

Rakennustiedot
Väestötietojärjestelmässä on rakennuksista muun muassa seuraavat tiedot: rakennustunnus, koordinaatit, rakennusluvan tunnus, rakennuksen osoitetiedot, valmistumisvuosi, käyttötarkoitus, varusteet, pinta-alatiedot, kantavien rakenteiden pääasiallinen rakennusaine ja -tapa, julkisivumateriaali, lämmitystavat ja -aineet sekä liittymät verkostoihin. Väestötietojärjestelmässä on myös tieto rakennuksessa asuvista henkilöistä.

Ennen vuotta 1980 valmistuneiden rakennusten tiedot perustuvat vuoden 1980 väestö- ja asuntolaskennan tietoihin. Tietoja vuoden 1980 jälkeen valmistuneista rakennuksista sekä vanhempiin rakennuksiin tehdyistä muutoksista on ylläpidetty kuntien rakennusvalvonnan ilmoittamilla rakennushanketiedoilla. Nykyisin rakennustietoja ylläpidetään ja tarkistetaan tiiviissä yhteistyössä kuntien rakennusvalvontaviranomaisten ja maistraattien kanssa.

Väestötietojärjestelmän rakennus- ja huoneistotietoja kutsutaan usein kansainvälisen käytännön mukaisesti rakennus- ja huoneistorekisteriksi (RHR). Ks. Asuinhuoneisto, asunto

Rakennustunnus
Väestötietojärjestelmässä olevasta pysyvästä rakennustunnuksesta käytetään lyhennettä VTJ-PRT. Tunnuksessa on 10 merkkiä, ja se alkaa aina ykkösellä. Tunnuksen viimeinen merkki on joko numero tai kirjain (esimerkiksi 100526373A).

Rakennusvalvontaviranomainen
Kuntien rakennusvalvontaviranomaiset ilmoittavat tiedot rakennushankkeista väestötietojärjestelmään.

Rekisteriselosteet
Väestörekisterikeskus toimii väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjänä yhdessä maistraattien kanssa. Vaalien yhteydessä Väestörekisterikeskus perustaa äänioikeusrekisterin, joka on ennen vaaleja nähtävillä maistraateissa. Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjän on pidettävä jokaisen saatavilla rekisteriseloste, josta käyvät ilmi: rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista, minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sekä kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista.

Rekisteritoimistot
Ks. Maistraatit

Rekisteröity parisuhde
Samaa sukupuolta olevat voivat rekisteröidä parisuhteensa. Laki samaa sukupuolta olevien henkilöiden parisuhteen rekisteröinnistä tuli voimaan 1.3.2002. Tieto rekisteröidystä parisuhteesta tallennetaan väestötietojärjestelmään.

Rekisteröidyllä parisuhteella on eräitä poikkeuksia lukuunottamatta samat oikeusvaikutukset kuin avioliitolla. Rekisteröidyn parisuhteen osapuolella on muun muassa avio-oikeus toisen omaisuuteen, jollei avioehtosopimuksella muuta sovita. Hänellä on myös oikeus saada elatusta toiselta osapuolelta ja toisaalta elatusvelvollisuus tätä kohtaan.

Rekisteröityyn parisuhteeseen ei kuitenkaan sovelleta säännöksiä, jotka koskevat aviopuolisoa yksinomaan hänen sukupuolensa perusteella, nimilain säännöksiä puolison sukunimestä eikä adoptiolain säännöksiä aviopuolison adoptio-oikeudesta.

Rekisteröinnin esteet tutkii maistraatti, joka antaa esteettömyydestä parisuhteen osapuolille kirjallisen todistuksen. Esteettömyystodistus toimii itse rekisteröintitilaisuudessa laissa tarkoitettuna parisuhteen rekisteröintiasiakirjana. Parisuhdetta rekisteröitäessä kumpikin osapuoli sekä rekisteröinnin toimittava viranomainen allekirjoittavat todistuksen. Parisuhteen rekisteröivät siviilivihkimisen toimittamiseen oikeutetut viranomaiset. Ks. Avioliitto

S

Seurakunta
Evankelis-luterilaisen ja ortodoksisen kirkon seurakunnat pitävät jäsenrekisteriä jäsenistään.

Siviilisääty
Väestötietojärjestelmään merkitään siviilisääty eli onko henkilö naimaton, avioliitossa, rekisteröidyssä parisuhteessa, eronnut tai leski.

Sukunimi
Lapsi saa syntyessään vanhempiensa sukunimen, jos vanhemmilla on yhteinen sukunimi. Jos vanhemmilla on eri sukunimet, tulee heidän ilmoittaa maistraatille väestötietojärjestelmään merkittäväksi, kumman vanhemman sukunimen lapsi saa. Jos vanhemmilla on aikaisempi yhteinen lapsi, saa uusi lapsi saman sukunimen kuin hänen sisaruksensa.

Sukunimi voidaan muuttaa esimerkiksi avioliiton solmimisen yhteydessä. Tällöin avioliittoon aikovien on ennen vihkimistä ilmoitettava vihkijälle, mitä sukunimeä tai sukunimiä he tulevat käyttämään vihkimisen jälkeen. Yhteisen sukunimen puolisonsa kanssa ottanut voi avioliiton aikana muuttaa nimeään kirjallisella ilmoituksella maistraatille, jos

  • hän haluaa ottaa henkilökohtaiseen käyttöönsä yhteisen sukunimen edelle sen sukunimen, joka hänellä viimeksi oli naimattomana ollessaan tai sukunimen, joka hänellä oli avioliittoon mennessään
  • hän haluaa luopua yhteisen sukunimen edelle henkilökohtaiseen käyttöön ottamastaan sukunimestä
  • puolisot on vihitty avioliittoon ennen 1.1.1986 ja vaimo haluaa ottaa sukunimekseen sen sukunimen, joka hänellä viimeksi oli naimattomana ollessaan.

Puoliso voi avioeron tai puolison kuoleman jälkeen ottaa käyttöönsä sen nimen, joka hänellä oli käytössään yhteisen sukunimen edellä tai joka hänellä viimeksi oli naimattomana ollessaan. Nimen voi muuttaa ilmoituksella maistraatille.

Lapsen sukunimi voidaan muuttaa ilmoituksella maistraatille, jos 

  • vanhemmat haluavat muuttaa lapsen sukunimen isän sukunimeksi silloin, kun vanhemmilla ei lapsen syntyessä ollut yhteistä sukunimeä ja isyyttä ei ollut vahvistettu ja merkitty väestötietojärjestelmään vielä silloin, kun lapsen sukunimi ilmoitettiin maistraatille 
  • avioliittoon menevät alaikäisen lapsen vanhemmat haluavat antaa yhteisen nimensä myös lapselle 
  • molemmat puolisot haluavat antaa toisen puolison alaikäiselle lapselle avioliittoon mennessään ottamansa yhteisen sukunimen  
  • lapsi on adoptoitu ulkomailta ja hänelle halutaan antaa adoptiovanhempien sukunimi.

Lapsen huoltajien on oltava nimenmuutoksesta yksimielisiä. Jos lapsi on täyttänyt 12 vuotta, hänen nimeään ei voida muuttaa ilman hänen omaa suostumustaan.

Kirjallisella ilmoituksella tehtäville nimenmuutoksille on olemassa oma lomake. Nimilain mukainen sukunimenmuutosilmoitus on maksuton. Muissa kuin edellä mainituissa tapauksissa nimenmuutos vaatii kirjallisen, maksullisen hakemuksen tekemisen maistraatille.

Sukuselvitys
Sukuselvitys laaditaan väestötietojärjestelmässä olevien tietojen perusteella. Se muodostuu yhdestä tai useammasta otteesta väestötietojärjestelmästä. Sukuselvityksellä osoitetaan esimerkiksi perunkirjoituksessa vainajan ja hänen oikeudenomistajiensa henkilö- sekä perhe- ja perintöoikeudellista asemaa koskevat tiedot. Ks. ote väestötietojärjestelmästä

Syntymä
Kun lapsi syntyy sairaalassa, ilmoittaa sairaala syntymästä väestötietojärjestelmään. Jos lapsi syntyy esimerkiksi kotona, synnytyksessä avustaneen lääkärin, kätilön, terveydenhoitajan tai sairaanhoitajan on ilmoitettava lapsen syntymästä väestötietojärjestelmään.

Ulkomailla asuva Suomen kansalainen voi tehdä ilmoituksen lapsen syntymästä joko viimeisen kotikuntansa eli väestökirjanpitokuntansa maistraattiin tai lähimpään Suomen edustustoon nykyisessä asuinmaassaan.

Syntymäkotikunta
Syntymäkotikunnaksi merkitään pääsääntöisesti äidin kotikunta lapsen syntymän hetkellä. Jos henkilöllä ei ole suomalaista syntymäkotikuntaa, merkitään sen sijasta syntymävaltio ja -paikkakunta.

Sähköinen asiointitunnus
Väestörekisterikeskus luo kansalaiselle sähköisen henkilöllisyyden samoin kuin se antaa henkilötunnuksen. Sähköisen henkilöllisyyden tunnuksena turvallisessa verkkoasioinnissa toimii sähköinen asiointitunnus (SATU). Se on numeroista ja tarkistusmerkistä muodostettu tietojoukko, jonka avulla yksilöidään Suomen kansalaiset ja kotikuntalain mukaisesti Suomessa vakinaisesti asuvat ulkomaalaiset, jotka on merkitty väestötietojärjestelmään.

Sähköinen asiointitunnus aktivoidaan, kun henkilö hankkii Väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmennetta hyödyntävän varmennekortin, esimerkiksi henkilökortin. Kansalaisvarmenne on sähköinen henkilöllisyys, joka sisältää muun muassa etunimen, sukunimen ja sähköisen asiointitunnuksen.

T

Tietojen luovutuksen kieltäminen
Jokaisella on oikeus kieltää tietojensa luovutus väestötietojärjestelmästä suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen sekä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Lisäksi jokaisella on oikeus kieltää yhteystietojensa luovuttaminen yhteys-, osoite- tai muuna vastaavana tietopalveluna sekä tietojensa luovutus asiakasrekisterin tai muun vastaavan rekisterin päivitystä varten. Erityistapauksissa henkilöllä on mahdollisuus hakea maistraatilta ns. turvakieltoa.

Tietojen luovutuksen voi kieltää Suomi.fi-sivustolta löytyvällä verkkolomakkeella "Henkilötietojen luovutuksen kieltäminen". Kiellon voi tehdä myös samasta palvelusta löytyvällä, tulostettavalla ja postitse lähetettävällä lomakkeella. Lisäksi tietojen luovutuksen voi kieltää henkilökortin tai verkkopankkitunnusten avulla Tarkasta tietosi! -palvelussa tai ilmoittamalla asiasta puhelimitse tai vapaamuotoisella kirjeellä maistraattiin tai Väestörekisterikeskukseen. Kielto ei koske viranomaisten käyttöön tulevia tietoja. Ks. Tietojen luovutus ja Tietosuoja

Tietojen luovutus
Väestötietojärjestelmä on maamme eniten käytetty perusrekisteri. Siitä luovutetaan tietoja kirjallisen hakemuksen perusteella joko massamuotoisena päivitys-, muutostieto- tai poimintapalveluna tai suorakäytön kautta. Yksittäisen osoitetiedon voi saada osoitepalvelusta (puhelin- tai internetpalvelu). Tietojen suurimpia käyttäjiä ovat viranomaiset, tutkimuslaitokset, pankit, vakuutuslaitokset ja suoramarkkinointiyritykset. Ks. Rekisteriselosteet, Tietojen luovutuksen kieltäminen, Tietojen suorakäyttö ja Tietosuoja

Tietojen suorakäyttö
Asiakkaille, jotka tarvitsevat toiminnassaan jatkuvasti yksittäisiä, ajantasaisia väestö-, rakennus-, huoneisto- ja kiinteistötietoja, voidaan antaa suora kysely-yhteys tai sovellus-sovellus-yhteys väestötietojärjestelmään. Asiakas saa tietoliikenneyhteyksien avulla näytölleen ne tiedot, joihin on saanut katseluoikeuden ja jotka ovat tarpeellisia asiakkaan toiminnassa. Periaatteena on, että kyselyoikeus annetaan vain niihin tietoihin, joihin asiakkaalla katsotaan lain mukaan olevan oikeus.

Tietosuoja
Tietosuoja on Väestörekisterikeskuksen toiminnan perusta. Väestökirjahallinnon henkilörekisterien tietoja luovutettaessa ja muutoin käsiteltäessä otetaan aina huomioon tietosuojan ja tietoturvallisuuden vaatimukset. Tietojen massamuotoinen luovuttaminen väestötietojärjestelmästä edellyttää Väestörekisterikeskuksen tai maistraatin antamaa tietolupaa. Tietojen luovuttamisen tiettyihin tarkoituksiin voi kieltää ilmoittamalla asiasta esimerkiksi maistraatille. Ks. Tietojen luovutuksen kieltäminen ja Rekisteriselosteet

U

Ulkomaalaisen rekisteröinti
Suomeen muuttaneelle ja Suomessa asuvalle ulkomaalaiselle henkilölle voidaan merkitä väestötietojärjestelmään kotikunta Suomessa, jos hänellä on tarkoitus jäädä tänne vakinaisesti asumaan ja lisäksi pysyvä tai jatkuva oleskelulupa tai vähintään yhden vuoden oleskeluun oikeuttava tilapäinen oleskelulupa. EU-kansalaiset ja Pohjoismaiden kansalaiset eivät tarvitse oleskelulupaa. Suomessa vakituisesti asuvista henkilöistä merkitään väestötietojärjestelmään lisäksi muun muassa nimi, syntymäaika, kansalaisuus, perhesuhdetiedot ja osoite. Rekisteröinnin perusteella ulkomaalaiselle annetaan henkilötunnus.

Miten rekisteröinti tapahtuu?
Ulkomaalaisen tulee lain mukaan ilmoittautua asuinpaikkansa maistraattiin väestötietojärjestelmään rekisteröimistä varten, jos hänen oleskelunsa on tarkoitettu kestämään tai hän on oleskellut Suomessa vähintään vuoden. Mukana tulee olla passi ja voimassa oleva oleskelulupa, silloin kun ulkomaalaiselta se vaaditaan. EU-kansalaisella voi passin sijasta olla mukanaan virallinen kuvallinen henkilötodistus. EU-kansalaiselta voidaan pääsääntöisesti edellyttää oleskeluoikeuden rekisteröinnin osoittavaa todistusta, jos oleskelu Suomessa on kestänyt vähintään kolme kuukautta. Yli kolme kuukautta maassa oleskelleella EU-kansalaisen perheenjäsenellä, joka ei ole EU-kansalainen, on pääsääntöisesti oltava mukanaan unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukortti tai voimassaoleva oleskelulupa. Muita rekisteröinnissä tarvittavia asiakirjoja ovat esimerkiksi todistus mahdollisesta avioliitosta ja lasten syntymätodistukset. Henkilön tiedot tarkastetaan myös ulkomaalaisrekisteristä ja niitä verrataan ulkomaalaisen toimittamiin asiakirjoihin. Maistraatissa täytetään ja allekirjoitetaan Ulkomaalaisen rekisteröinti -ilmoituslomake. Muutettaessa on aina tehtävä virallinen muuttoilmoitus, joka on edellytyksenä rekisteröinnille.

Pohjoismaiden eli Islannin, Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan välisiin muuttoihin sovelletaan Pohjoismaiden välistä väestön rekisteröintiä koskevaa sopimusta. Pohjoismaasta toiseen muuttavan henkilön on ilmoitettava muutostaan tulovaltion paikalliselle rekisteriviranomaiselle ja esitettävä henkilöllisyyden osoittava asiakirja (passi, Poliisin myöntämä henkilökortti tai vastaava). Suomesta toiseen Pohjoismaahan muuttavan on tehtävä lisäksi suomalaiselle paikalliselle rekisteriviranomaiselle eli maistraatille muuttoilmoitus.

Sopimuksen tarkoituksena on, että kaikki Pohjoismaiden välillä muuttavat olisivat merkittyinä vain yhden valtion väestörekisteriin kerrallaan ja toisaalta, ettei muuttaja jäisi kokonaan pois väestörekisteristä. Tulovaltion paikalliset rekisteriviranomaiset päättävät rekisteröimisen edellytyksistä.

Tilapäisesti Suomessa oleskelevan ulkomaalaisen rekisteröinti
Väestötietojärjestelmään voidaan merkitä myös tiedot sellaisesta ulkomaalaisesta, joka oleskelee Suomessa tilapäisesti eli käytännössä alle vuoden. Tilapäisesti Suomessa oleskeleva ulkomaalainen voi rekisteröityä maistraatissa tai verotoimistossa. Rekisteröinti-ilmoitus väestötietojärjestelmää varten voidaan jättää myös Maahanmuuttovirastoon tai Kelan toimistoon. Rekisteröinnin perusteella ulkomaalaiselle annetaan henkilötunnus.

Uskonnolliset yhdyskunnat 
Väestötietojärjestelmään merkitään tieto uskonnollisen yhdyskunnan jäsenyydestä. Uskonnolliset yhdyskunnat ilmoittavat tiedot niiden jäseniksi liittyneistä ja eronneista henkilöistä. Ilmoitus yhdyskunnasta eroamisesta voidaan tehdä joko sille yhdyskunnalle, jonka jäsen henkilö on, tai maistraatille.

Uskonnollisen yhdyskunnan rekisteröimisestä päättää ja uskonnollisten yhdyskuntien rekisteriä ylläpitää Patentti- ja rekisterihallitus. Se ilmoittaa yhdyskunnan merkitsemisestä rekisteriin Väestörekisterikeskukselle, joka tallettaa väestötietojärjestelmään tiedon yhdyskunnan perustajien liittymisestä yhdyskuntaan.

V

Vaalipiiri
Eduskuntavaaleja varten Suomi on jaettu 15 vaalipiiriin. Kustakin vaalipiiristä valitaan, Ahvenanmaata lukuun ottamatta, niin monta kansanedustajaa kuin mihin vaalipiirin Suomen kansalaisten asukasmäärä syyskuun lopun väestötietojärjestelmän tilanteen mukaan oikeuttaa. Ahvenanmaan vaalipiiristä valitaan aina yksi kansanedustaja.

Vaalit
Väestörekisterikeskus perustaa jokaista vaalia varten väestötietojärjestelmästä äänioikeusrekisterin. Samassa yhteydessä Väestörekisterikeskus postittaa kaikille äänioikeutetuille äänioikeusilmoituksen (ilmoituskortin).

Väestötietojärjestelmää käytetään hyväksi myös ehdokkaiden tietojen tarkistamisessa sekä ehdokasrekisterin perustamisessa. Ks. Äänioikeus ja Äänioikeusrekisteri

Kunnalliset kansanäänestykset
Kunnallista kansanäänestystä järjestettäessä kunnanhallitus ilmoittaa Väestörekisterikeskukselle kansanäänestyksen toimittamisesta viimeistään 55 päivää ennen äänestyspäivää. Väestörekisterikeskus toimittaa viimeistään 30 päivää ennen äänestyspäivää äänestysluettelot kunnan keskusvaalilautakunnalle. Kunnan keskusvaalilautakunta postittaa kirjeäänestysasiakirjat äänioikeutetuille viimeistään 19 päivää ennen äänestyspäivää.

Vihkiminen
Ks. Avioliitto

Vihkimisoikeusrekisteri
Vihkimisoikeusrekisteri perustettiin vuonna 1993 ja sitä ylläpiti Väestörekisterikeskus 30.9.2008 saakka. Tämän jälkeen rekisterin ylläpito siirtyi Pohjois-Pohjanmaan maistraatille, joka myös myöntää vihkimisoikeudet.

Vihkimisoikeusrekisteriin merkitään ne vihkimisoikeudet, jotka on myönnetty uskonnolliselle yhdyskunnalle tai sen jäsenelle, maistraatin avioliittolain perusteella myöntämät siviilivihkijän oikeudet sekä avioliittolain mukaiset vihkimisoikeudet ulkomailla ja ulkomaalaisten vihkimisoikeudet Suomessa.

Ulkoasiainministeriö päättää Suomessa toimiville ulkomaalaisille diplomaateille ja ulkomailla toimiville suomalaisille diplomaateille myönnettävistä vihkimisoikeuksista. Opetusministeriö puolestaan myöntää vihkimisoikeuden Suomessa toimiville ulkomaalaisille papeille ja ulkomailla toimiville suomalaisille papeille.

Virkatodistus
Ks. Ote väestötietojärjestelmästä

Väestökirjahallinto
Väestökirjahallinnon viranomaisia Suomessa ovat maistraatit, Väestörekisterikeskus ja valtiovarainministeriö. Valtiovarainministeriö vastaa hallinnonalan kehittämisestä, suunnittelusta ja ohjaamisesta. Väestörekisterikeskus toimii väestökirjanpidon keskusviranomaisena ja vastaa väestötietojärjestelmän yleisestä toimivuudesta ja rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä. Väestökirjanpidon paikallisviranomaisina toimivat maistraatit vastaavat muun muassa väestötietojärjestelmän tiedoista ja niiden ylläpidosta toimialueellaan.

Väestökirjanpitokunta
Ulkomailla vakinaisesti asuvan Suomen kansalaisen väestökirjanpitokunta on se kunta, joka viimeksi oli hänen kotikuntansa Suomessa.

Jos Suomen kansalaisella ei ole ollut kotikuntaa Suomessa, hänen väestökirjanpitokuntansa määräytyy sen mukaan, mikä hänen saadessaan kansalaisuuden oli hänen äitinsä, isänsä tai puolisonsa kotikunta tai väestökirjanpitokunta (määräytyminen edellä mainitussa järjestyksessä). Jos vanhemmilla tai puolisolla ei ollut tällöin kotikuntaa eikä väestökirjanpitokuntaa Suomessa, väestökirjanpitokunta on Helsinki.

Väestörekisterikeskus
Väestörekisterikeskuksen perustehtävänä on mahdollistaa väestötietojärjestelmän tietojen ja Väestörekisterikeskuksen varmennetun sähköisen asioinnin palvelujen käyttö yhteiskunnan toimintojen ja tietohuollon tukena. Väestörekisterikeskus edistää toiminnallaan yksityiselämän ja henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta sekä hyvän tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatavan kehittämistä ja noudattamista.

Väestörekisterikeskus on yhdessä maistraattien kanssa väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjä. Väestörekisterikeskus ylläpitää ja kehittää väestötietojärjestelmää, sen tietoja ja tietojen laatua sekä varmennettua sähköistä asiointia. Väestörekisterikeskus tarjoaa väestötietojärjestelmän tietopalveluja ja varmennepalveluja. Virasto hoitaa myös vaalitehtäviä.

Väestörekisterikeskus toteuttaa yhdessä valtiovarainministeriön kanssa kansallista palveluarkkitehtuuria.

Vuonna 1969 perustettu Väestörekisterikeskus toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla. Viraston toimitilat sijaitsevat Helsingin Sörnäisissä, Lintulahdenkuja 4:ssä sekä Kokkolassa Rantakatu 16:ssa.

Väestötietojärjestelmä
Väestötietojärjestelmä on valtakunnallinen sähköinen rekisteri, jossa on perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista. Järjestelmässä on tiedot myös rakennuksista, rakennushankkeista, huoneistoista sekä kiinteistöistä. Väestötietojärjestelmä on maamme eniten käytetty perusrekisteri. Kansainvälisesti tarkasteltuna Suomen väestökirjanpito on korkeatasoista.

Väestötietojärjestelmää ylläpitävät Väestörekisterikeskus ja maistraatit sekä osa kunnista. Tietojen rekisteröinti perustuu kansalaisten ja viranomaisten lakisääteisiin ilmoituksiin. Järjestelmän tietoja käytetään koko yhteiskunnan tietohuollossa, esimerkiksi julkishallinnossa, vaalien järjestämisessä, verotuksessa ja oikeushallinnossa sekä tutkimuksessa ja tilastoinnissa. Myös yritykset ja yhteisöt saavat käyttöönsä väestötietojärjestelmän tietoja.

Väestötietojärjestelmään rekisteröidään henkilöiden ja rakennusten yksilöintiä koskevat perustiedot. Henkilöistä talletetaan rekisteriin muun muassa nimi ja henkilötunnus, osoitetiedot, kansalaisuus ja äidinkieli, perhesuhdetiedot sekä syntymä- ja kuolintiedot.

Rakennuksista rekisteröidään muun muassa rakennustunnus, sijainti, omistaja, pinta-ala, varusteet ja liittymät verkostoihin, käyttötarkoitus sekä valmistumispäivä. Kiinteistötiedot päivitetään Maanmittauslaitoksen kiinteistötietojärjestelmästä, ja niillä on muun muassa kiinteistötunnus, rekisteröintipäivä ja omistaja.

Väestökirjanpidolla on Suomessa pitkä historia. Väestötietoja on rekisteröity 1530-luvulta lähtien. Tietojen luovuttamisesta sekä muusta tietojen käsittelystä katso Rekisteriselosteet.

Ä

Äidinkieli
Lapsen etunimen ilmoittamisen yhteydessä merkitään väestötietojärjestelmään tieto äidinkielestä. Kielitietoa on mahdollista myöhemmin muuttaa ilmoittamalla asiasta kirjallisesti maistraatille tai henkilökortin tai verkkopankkitunnusten avulla Väestörekisterikeskuksen Tarkasta tietosi! -palvelussa.

Äänestysalue
Kunnanvaltuusto päättää tarvittaessa vuosittain huhtikuussa äänestysaluejaosta. Päätös on voimassa niissä vaaleissa, jotka toimitetaan seuraavan lokakuun 15. päivänä - sitä seuraavan vuoden lokakuun 14. päivänä. Kunta on yhtenä äänestysalueena tai se on jaettu useampaan äänestysalueeseen. Jokaisella äänestysalueella on vaalipäivän äänestyspaikka.

Väestötietojärjestelmään rekisteröidään jokaiselle rakennukselle äänestysalue. Kunnat ilmoittavat tiedot maistraateille viimeistään huhtikuun lopussa. Rakennustietojen avulla äänioikeutetut merkitään äänioikeutetuiksi oikeaan äänestysalueeseen.

Äänestyspaikka
Vaalipäivänä on mahdollista äänestää vain oman äänestysalueen äänestyspaikassa. Ennakkoäänestyspaikkoja voivat olla muun muassa postitoimipaikat, kunnan virastot ja kirjastot. Kunnan tehtävänä on järjestää ennakkoäänestys. Ulkomailla ennakkoäänestyksen järjestävät Suomen edustustot. Tiedot ennakkoäänestyspaikoista rekisteröidään vaalien yhteydessä kuntien ja ulkoasianministeriön ilmoitusten perusteella Väestörekisterikeskuksen pitämään ennakkoäänestyspaikkarekisteriin.

Äänioikeus
Äänioikeusikäisiä ovat ne, jotka viimeistään vaalipäivänä täyttävät 18 vuotta. Valtiollisissa vaaleissa ja kansanäänestyksissä ovat asuinpaikasta riippumatta äänioikeutettuja kaikki äänioikeusikäiset Suomen kansalaiset.

Europarlamenttivaaleissa ovat äänioikeutettuja Suomen kansalaisten lisäksi ne EU:n jäsenvaltioiden kansalaiset, jotka ovat ilmoittaneet maistraatille haluavansa olla ainoastaan Suomessa äänioikeutettuja. Jos Suomen kansalainen ilmoittautuu äänioikeutetuksi jossain muussa EU:n jäsenvaltiossa, hän ei voi äänestää Suomen ehdokkaita.

Kunnallisvaaleissa ja kunnallisissa kansanäänestyksissä ovat äänioikeutettuja ne, joilla on kotikunta Suomessa. Suomen kansalaisten lisäksi äänioikeutettuja ovat EU:n jäsenvaltioiden sekä Islannin ja Norjan kansalaiset. Myös muut ulkomaalaiset ovat äänioikeutettuja, jos he ovat asuneet vakinaisesti Suomessa yli kaksi vuotta.

Jokaisella äänioikeutetulla on oikeus äänestää missä tahansa yleisessä kotimaisessa tai ulkomaisessa ennakkoäänestyspaikassa. Vaalipäivänä voi äänestää ainoastaan väestötietojärjestelmään merkityn vakinaisen asuinpaikan mukaisessa äänestyspaikassa. Ulkomailla vakinaisesti asuva äänioikeutettu voi valtiollisissa vaaleissa äänestää vaalipäivänä viimeisen kotikuntansa eli väestökirjanpitokuntansa erikseen määräämässä äänestyspaikassa. Ks. Äänestysalue ja Äänestyspaikka

Äänioikeusilmoitus ennen vaaleja
Väestörekisterikeskus postittaa kaikille äänioikeutetuille äänioikeusilmoituksen (ilmoituskortin) viimeistään 24 päivää ennen vaalipäivää. Ilmoituksessa kerrotaan ennakkoäänestyspaikat, vaalipäivän äänestyspaikka sekä, missä kunnassa tai vaalipiirissä asetettuja ehdokkaita on oikeus äänestää.

Äänioikeusilmoitus lähetetään väestötietojärjestelmään rekisteröidyllä vakinaisen asuinpaikan osoitteella joko kotimaahan tai ulkomaille. Jos henkilölle ei ole rekisteröity vakinaista osoitetta, ilmoituskortti lähetetään postiosoitteella tai tilapäisellä osoitteella Suomeen tai ulkomaille. Ks. Muutto

Äänioikeusrekisteri
Väestörekisterikeskus perustaa jokaista vaalia varten väestötietojärjestelmästä äänioikeusrekisterin viimeistään keskiviikkona kuusi viikkoa ennen vaalipäivää. Rekisteriin otetaan äänioikeutettujen tiedot sellaisina kuin ne ovat väestötietojärjestelmässä perjantaina klo 24 seitsemän viikkoa ennen vaalipäivää.

Äänioikeusrekisteri on osa vaalitietojärjestelmää, johon on rekisteröity muun muassa tiedot vaalipäivän äänestyspaikoista ja ennakkoäänestyspaikoista ja -ajoista sekä kotimaassa että ulkomailla. Ennakkoäänestämisessä äänioikeus tarkistetaan äänioikeusrekisteristä ja siihen merkitään, milloin ja missä äänioikeutettu on äänestänyt ennakkoon. Vaalipäivän äänestyspaikoille valmistetaan äänioikeusrekisteristä vaaliluettelot, joissa on niiden tiedot, jotka eivät ole äänestäneet ennakkoon. Vaalitietojärjestelmään on yhteys maistraateista, ennakkoäänestyspaikoista ja kunnista.

Omien tietojen oikeellisuuden äänioikeusrekisterissä voi tarkistaa maistraateissa maanantaista kuusi viikkoa ennen vaalipäivää lähtien. Äänioikeusrekisteristä voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen maistraatille viimeistään perjantaina kaksi viikkoa ennen vaalipäivää klo 16.00 mennessä. Äänioikeusrekisteri on lainvoimainen tiistaina 12. päivänä ennen vaalipäivää klo 12 alkaen.

Väestötietojärjestelmää käytetään hyväksi myös ehdokkaiden tietojen tarkistamisessa sekä ehdokasrekisterin perustamisessa.

Eduskuntavaaleja varten maa on jaettu 15 vaalipiiriin. Kustakin vaalipiiristä valitaan, Ahvenanmaata lukuun ottamatta, niin monta kansanedustajaa kuin mihin vaalipiirin Suomen kansalaisten asukasmäärä syyskuun lopun väestötietojärjestelmän tilanteen mukaan oikeuttaa. Ahvenanmaan vaalipiiristä valitaan aina yksi kansanedustaja.

Kunnallisvaaleissa valittavien valtuutettujen lukumäärä määräytyy sen perusteella, paljonko kunnassa on väestötietojärjestelmän tietojen mukaan asukkaita vaalivuoden toukokuun lopussa.